社員の中には、スキル不足等によりパフォーマンスが低い、職場環境への不満をもらすなど態度が悪い、ルールを守らない、チームワークに欠ける、ハラスメントを行うといった、俗に“問題社員”といわれる社員がいます。
問題社員がいると、当該社員だけでなく、職場全体の生産性や士気、会社への忠誠心が低下する等して、業績低下や離職率の上昇等の悪影響が発生します。また、ルール違反やハラスメントを放置すると、会社は損害賠償や罰金などのリスクを負うことになります。
問題社員から生じる会社経営への悪影響・リスクを回避するためには、問題社員に対し早期に適切に対応していくことが重要です。
問題社員を放置すると、職場全体の生産性や士気、会社への忠誠心が低下する等して、業績低下や離職率の上昇等の悪影響が発生します。また、ルール違反やハラスメントを放置すると、会社は損害賠償や罰金などのリスクを負うことになります。また、対応を誤ると、より言動が悪化したり、問題社員から損害賠償金の支払いを要求されるなど、かえって状況が悪くなるため、適切に対応する必要があります。
面接指導等によって問題行動が改善しない社員に対しては、問題点や改善事項等を記載した業務改善命令書を渡し、書面により正式に問題行動の改善を命令します。それでも問題行動が改善しない場合、懲戒手続を行い、訓告やけん責等の懲戒処分を行い、改善を促します。口頭ではなく書面による改善指導や懲戒処分を行うことは、解雇を行うことになった場合に、解雇を回避するための措置を尽くしたことの証拠になるという観点からも重要です。
懲戒手続を行うには就業規則に懲戒処分の種類や懲戒事由を規定しておかなければなりません。そのため、就業規則に不十分な点がある場合、就業規則の見直しを行う必要があります。
業務改善命令や懲戒処分によっても改善がない場合、解雇や退職勧奨により労働契約を終了（退職）させることができるかを検討することとなります。
解雇には、大別して、普通解雇、懲戒解雇、整理解雇の3種類あり、問題社員対策として検討されるのは普通解雇と懲戒解雇です。なお、整理解雇は会社の経営上の理由に人員削減のため行われるものです。
普通解雇は能力不足や勤怠不良など比較的軽微な理由で行われるのに対し、懲戒解雇は重大な規律違反や犯罪行為など非常に重い理由で行われるものです。また、普通解雇では通常は退職金が支払われるのに対し、懲戒解雇では退職金が支払われない場合が多いです。
普通解雇は、労働者の能力不足や適格性の欠如、勤怠不良、職務命令違反などを理由に、会社が労働契約を終了させることです。
労働契約法第16条が「解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする」と定めているため、適法な普通解雇をするには、この条件を満たすだけの重大な解雇事由が必要です。
また、普通解雇を実施するには、労働基準法第20条に基づき、30日前に解雇予告を行うか、予告期間が30日に満たない場合は解雇までの日数に応じて最大30日分の平均賃金を支払う必要があります。
そのほか、妊娠、出産や育児休業を理由とする解雇、業務上の傷病期間中の解雇はできないことにも注意が必要です。
懲戒解雇は、重大な規律違反や非違行為を理由に、会社が労働者を即時に解雇することで、一般に退職金が支払われません。また、労働基準監督署の認定を受けた場合、解雇予告や解雇予告手当の支払いが免除されます。
懲戒解雇に似たものに諭旨解雇がありますが、諭旨解雇とは、社員に退職届の提出を勧告し、社員に退職届を提出させたうえで解雇する懲戒処分で、退職金が支給されることが多いです。社員が退職届を提出しない場合は懲戒解雇となります。
懲戒解雇を実施する場合の注意点は、まずは、就業規則に懲戒解雇を実施できることや懲戒事由に関する規定があることです。懲戒規定がない場合は懲戒解雇はできません。
また、社員に弁明の機会を与えることが必要です。就業規則によっては、懲戒処分を行う場合は懲戒委員会を開催する等の手続を定めていることがあり、その場合、当該手続の遵守も必要です。
もっとも注意しないといけないことは、就業規則には懲戒解雇とすることができる懲戒事由として勤怠不良や服務規律違反等の様々な非違行為が記載されていることが多いものの、裁判で懲戒解雇の有効性を争われた場合に有効（適法）な懲戒解雇と認められるには、犯罪行為など重大な非違行為が必要ということです。
日本では、労働契約法第16条に「解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする」と定められているため、裁判等で解雇が有効と認められるハードルはかなり高くなっています。
解雇に不満がある元社員は、裁判で、復職、解雇から復職までの未払賃金の支払い、違法解雇による慰謝料を請求して、解雇の有効性を争うことができます。そして、裁判で解雇が無効と判断されると、解雇した元社員を復職させたうえで多額の金銭を支払わないといけなくなります。仮に裁判で解雇が有効と認められたとしても、裁判対応のコストが発生します。
このように、裁判で解雇が有効と認められるハードルがかなり高いこと、敗訴時の負担が大きいことからすると、できるだけ解雇は避け、問題社員に自分から退職してもらうことが望ましいです。
退職勧奨とは、会社が社員に対して自主的に退職を促すことです。退職勧奨に強制力はないため、社員を退職させるには社員が退職に同意することが必要です。退職勧奨にあたっては、退職金の増額等を提示して、社員から同意を得やすくすることもあります。
退職勧奨のメリットは、解雇と異なり社員の同意を得ての退職になるため、不当解雇として争われるリスクが低いことです。
なお、退職勧奨はあくまで社員の自由意思で退職してもらうものです。退職勧奨に応じないからといって、繰り返し退職勧奨をしたり、長時間拘束して説得したりすると、違法な退職強要とみなされるリスクがあるので注意が必要です。
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